MELHORES PRÁTICAS: Você sabe diferenciar Requisitos, Especificações, Restrições e Premissas?

 

Muitas pessoas confundem os conceitos de Requisitos, Especificações, Premissas e Restrições. Por isso, resolvemos disponibilizar este artigo de Hélio Rodrigues Costa, publicado na revista MUNDO PM, que esclarece a diferenciação entre estas terminologias.
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Vamos começar pela mais fácil, ou seja, os requisitos, que nada mais são do que condições, características ou capacidades que devem ser atendidas por um produto ou serviço qualquer. Os requisitos são desejos, necessidades expectativas do cliente, mas em alto nível.

Exemplo: uma academia de ginástica quer contratar uma empresa para construir uma piscina para que possa oferecer aos seus clientes uma nova opção. Esta piscina tem que ser capaz de proporcionar um treinamento adequado e poder ser utilizada em competições oficiais.

Já as especificações servem para descrever de maneira inequívoca, clara e completa o produto ou o serviço a ser desenvolvido e que foi estabelecido como requisito. Por exemplo, o cliente quer que você construa a tal piscina com 25m de comprimento por 12,5m de largura e 1,5m de profundidade com azulejos azul-claro tamanho 15x15cm.

Por sua vez, uma restrição é algo que limitará o projeto de alguma forma, como por exemplo, o tempo necessário para construir a tal piscina, o dinheiro disponível, a quantidade de recursos humanos disponíveis para construir a tal piscina, etc.

Finalmente, tem-se as premissas, que são fatos ou condições futuras e incertas que assume-se como verdade para efeito de planejamento. Exemplo de premissas: haverá material disponível para construção da piscina, a verba necessária estará a disposição a partir da próxima semana ou não choverá em mais do que 10% dos dias previstos para a obra.

Para que servem e por que cada um desses conceitos existe? Bem, os requisitos servem para se ter ideia inicial do que o cliente quer, quais são suas aspirações, expectativas. Deve-se ter em mente que existem muitas maneiras de se atender aos requisitos. Já as especificações servem para que se possa criar um acordo entre o que o cliente quer e o que a equipe de projeto irá fazer.

Já as restrições são necessárias para que o gerente, o patrocinador ou o cliente pudessem desenvolver o planejamento utilizando recursos ilimitados, o que nunca acontece na realidade. Sempre haverá algum tipo de limitação, e isto fará com que o planejamento tenha que ser ajustado a estes limites.

E as premissas? Estas já são um pouco mais complicadas. Ao se dar a partida num projeto, em muitos casos não temos todas as informações que gostaríamos e, neste caso, temos que assumir algumas incertezas como verdades apenas para termos algum parâmetro de referência para o planejamento.

Como utilizar estas informações nos projetos? Tanto os requisitos quanto as especificações serão utilizadas para criar o parâmetro inicial daquilo que será feito e servirá de base para outros planejamentos, tais como custos, tempo, recursos humanos, etc. Sem uma correta e adequada especificação dos requisitos fica muito difícil se planejar um projeto.

Por outro lado, as restrições e as premissas serão fundamentais para o planejamento de riscos do projeto. Toda restrição levará ou gerente de projetos a pensar se será ou não possível cumpri-la, portanto, isto é um evento incerto e caso isto não seja possível, ter-se-á um impacto, então, a restrição é uma fonte de risco. Analogamente, a premissa é um evento que assumimos como verdade, mas se não se realizar, isto poderá comprometer todo o planejamento. Logo, um risco.

Costa-se dizer que as restrições e premissas são os riscos a serem tratados em um projeto, antes mesmo de se planejar as outras áreas. E isto tem uma explicação simples, pois as respostas a estes riscos direcionarão o planejamento. Como assim, perguntam eles?

Pois bem, se você tem uma restrição e isto pode lhe causar um impacto, por exemplo, no prazo, você terá que alocar uma equipe adequada ou modelar seu cronograma para que a restrição seja cumprida. Isto provavelmente afetará custos, pois pessoas mais competentes ou mais pessoas terão que ser alocadas. Logo, este planejamento foi uma resposta ao risco imposto pela restrição.

Da mesma forma, temos que planejar respostas e nos preparar para o caso de a premissa não se cumprir. E isto fica claro se observarmos o fato de que se nós assumimos a premissa como fato verdadeiro para efeito do planejamento, se ela não se cumprir, tudo aquilo que foi baseado na premissa estará comprometido.

Vamos a um exemplo simples: você tem um emprego e seu chefe lhe diz que vai pagar seu salário todo dia primeiro do mês, você assume isso como verdade para seu planejamento financeiro mensal. Mas vem a pergunta: sabendo disso, você coloca suas contas em débito automático para o dia 1 do mês? Obviamente que não. Mas por quê? Porque você sabe que mesmo remotamente (probabilidade baixa) existe uma chance de você não ter dinheiro no dia 1 na sua conta suficiente para pagar as dívidas. E aí, o que você faz? Põe suas contas em débito automático para alguns dias depois do recebimento do seu salário. Isto, com certeza, é uma resposta ao risco proporcionado pela premissa. E você faz isto, justamente para não comprometer seu planejamento.

Resumindo, faça um bom levantamento de requisitos para se ter uma ideia do que será feito, especifique muito bem os requisitos para que você possa ter condições de realizar os outros planejamentos adequadamente e trate os riscos oriundos das restrições e das premissas o mais breve possível, pois as respostas a estes riscos farão com que seu planejamento esteja menos sujeito a falhas.

Mas não se esqueça de que estas respostas aos riscos, provavelmente, afetarão uma ou mais áreas de planejamento, e isto terá que ser refletido no seu plano.

Fonte: Revista Mundo Project Management, Edição: nº 46, Ago/ Set/2012.

 

Sobre o Autor:
Hélio Rodrigues Costa é doutor em Engenharia de Sistemas e Computação com ênfase em gerenciamento de riscos em projetos, programas e portfólios. É sócio-diretor da Solaris Treinamento e Consultoria Empresarial e possui cerca de 15 anos de experiência em diversas funções gerenciais. É especialista, consultor e professor em cursos de Gerenciamento de Projetos. E-mail: falandodeprojetos@mundopm.com.br